Как грамотно организовать офис и сэкономить: 9 важных правил

Российские компании учатся жить в новых посткризисных реалиях, а именно — экономить. Бизнесмены оптимизируют затраты, и многим теперь нужны помещения с качественной, но недорогой отделкой.

Мы собрали несколько самых эффективных способов экономии на организации офиса, которые компании использовали в 2018 году.

Были времена, когда компании могли позволить себе не обращать внимания на имеющиеся излишки площади в офисе. Теперь все иначе, и многие озабочены поиском офиса в менее дорогом районе, меньшей площади, сдают часть помещений в субаренду или сокращают штат. Есть еще один путь: никого не увольняя, но переведя часть сотрудников на удаленную работу, освободить часть помещений. Тренд набирает обороты: по данным службы исследований Head Hunter, уже сейчас до 60% российских бизнесов предлагают удаленную работу или максимально гибкий график, а к 2020 году внеофисная модель станет основным и наиболее эффективным способом мотивации сотрудников.

Примеряя свои потребности к тому или иному бизнес-центру, нужно помнить о том, что здание со сложной геометрией имеет высокий коэффициент потерь полезной площади. Если компания переезжает в круглое здание из офиса квадратной или прямоугольной формы, она должна быть готова к тому, что ей понадобится больше площади, чтобы комфортно расположить то же самое количество сотрудников. Сложная геометрическая форма — это красиво и эффектно, но не очень экономично.

Переговорные, которые умеют превращаться в один большой конференц-зал, открытое пространство, в котором легким движением руки можно организовать зону для спонтанных встреч, кофе-зону или project-room. Последние четыре года компании голосуют рублем за гибкие проекты офисов, которые позволяют адаптировать любое пространство под корпоративные нужды. Бонус такого подхода — существенная экономия площадей.

Все меньше сотрудников (особенно моложе 25 лет) хотят в принципе идти работать в режиме фулл-тайм, поэтому продвинутые компании активно переходят на концепцию «офис как дом»: делают такое пространство, из которого вообще не захочется уходить домой и в котором есть кофе-зоны, слип-боксы, креативное пространство и даже массажные кабинеты. Как это вписывается в режим экономии? Очень просто: при гибком проектировании project-room может на время трансформироваться в массажную комнату, а кофе-пойнт — в зону для спонтанных встреч. «Больше функций на меньшей площади» — именно так можно сформулировать ключевое требование к современному пространству. И дополнить его рядом функциональных требований — вроде хорошего воздуха, правильного света, удобной мебели и быстрого интернета.

Это только кажется, что управлять проектом отделки офисных площадей под силу сотрудникам административного отдела, да и коммуникации проще выстраивать без посредничества в лице сторонних управляющих. Но именно профессиональная управляющая компания поможет сэкономить — она организует тендер, профессионально оценит тендерное задание, выберет лучшего подрядчика по соотношению «цена — качество», поможет определиться с материалами, которые вписываются в утвержденный бюджет и сроки доставки которых не противоречат дедлайну проекта. Имея в базе сотни компаний-поставщиков по всему миру, УК может корректировать проект в режиме реального времени.

Главные временные и финансовые потери на стройплощадке связаны с ошибками на стадии проектирования. На строительную часть приходится 80% всего бюджета. Поэтому большие возможности для оптимизации мы видим именно в грамотном управлении проектом.

Можно получить приличные скидки у поставщиков, если выбрать правильное время для ремонта. Поздней осенью или зимой все материалы и работы стоят дешевле. В остальное время дорожает все — от кирпича до услуг подрядчиков, летом рост стоимости может достигать 10–15%.

Времена, когда российские стройматериалы проходили под грифом «плохо, зато дешево и рядом», канули в Лету. Теперь можно сделать высококлассный ремонт и выполнить отделку, используя на 80% отечественные продукты. Да, пока еще сложно заменить высокотехнологичные материалы или практически весь премиальный сегмент, но зато некоторые российские производители керамики, дверей, светильников, фальшпола уже сейчас дадут фору иностранным. Российские материалы дешевле зарубежных аналогов, и, кроме того, нет рисков, связанных со сроками их доставки. Идеальное соотношение «цена — качество» предлагают и некоторые российские производители мебели и световых решений. Стало быть, зачем переплачивать за именитые европейские бренды?

Многие архитекторы и дизайнеры проектируют офисы, как 15 лет назад: кабели с гарантией 50 лет, высший класс защиты с бронированными стеклами, «запас» энергоемкости, акустические материалы, как в детективном агентстве. Все это — решения явно избыточные, если вам нужен относительно стандартный офис.

Подумайте несколько раз, прежде чем заказывать дорогие имиджевые зоны. Так ли нужны вам представительские переговорные, дорогие президентские кабинеты — во времена, когда миллионеры приезжают на работу в джинсах на самокате? Мрамор, гранит, дерево, кожаная мебель — все это уходит в прошлое. Также наши заказчики учатся оптимально подходить к использованию дорогого офисного метража. Стоит ли хранить документы в офисе в центре Москвы, где каждый квадратный метр на вес золота, если сегодня для этого есть специализированные недорогие площадки за МКАД?

Разрабатывать проект под конкретную стоимость значительно проще и эффективнее, чем сначала выполнить проект, а потом понять, что на него нет денег, и в срочном порядке искать замену материалам, а то и переделывать весь проект. Не тратьте время впустую.

Именно они в вопросах оптимизации стоимости играют чуть ли не ключевую роль. В экономически непростые времена недобросовестные компании стремятся получить проект любой ценой, в том числе за счет тотального снижения цены контракта. А заказчики — желая еще больше затянуть пояса — почему-то склонны верить в сказку о дешевом ремонте прайм-уровня. В итоге на строительной площадке заказчик сталкивается с неадекватностью примененных решений, а любые споры в процессе строительства оборачиваются потерянным временем и деньгами. Ищите надежных партнеров, за которыми не придется переделывать проект, которые сделают работу качественно и в срок.