Офисы после пандемии: куда вернутся из карантина белые воротнички

Это произойдет неизбежно и довольно скоро: карантин закончится, и миллионы уставших от самоизоляции сотрудников начнут возвращаться на свои рабочие места. Но офисный мир не будет прежним: в прошлое уйдет традиционная аренда, а понятие «рабочее место» — пересмотрено. Также неизбежно произойдет переоценка самого назначения офиса.

Любой кризис задает новые непривычные вопросы, требующие ответов. Рядовые сотрудники пытаются понять, насколько эффективно они тратят свое рабочее время в офисе и можно ли то же самое делать на удаленке. О том же думают и руководители компаний, просчитывая, правильно ли была организована у них работа в доCOVIDные времена и что можно оптимизировать. Экономия на офисах после пяти недель работы на удаленке может оказаться в числе первых статей для сокращения расходов. Кризис сильно изменит рынок офисной недвижимости в пользу гибких решений.

В числе главных пострадавших посткарантинной действительности окажутся традиционные офисы. Их позиции сейчас подрывает то, что еще недавно казалось основой стабильности и надежности — долгосрочная аренда.

Слишком уж были завышены ожидания. Последние два года офисный рынок Москвы демонстрировал пиковые значения. Офисная недвижимость была вторым по популярности сегментом после торговой (25% против 30%), подсчитывал ЦИАН. За 2019 год объем введенных в эксплуатацию площадей утроился по сравнению с ситуацией годом ранее. На 2020–2023 годы был заявлен ввод в эксплуатацию 1,4 млн кв. м. Ставки демонстрировали многообещающий рост. Однако прогнозы не оправдались.

Кризис сужает горизонт планирования для арендаторов вместе с бюджетами на офис. С другой стороны, арендодатели, будучи скованными условиями кредитных организаций, не всегда готовы проявить гибкость в отношениях со своими арендаторами. Для описания сложившейся ситуации в шахматах есть термин «цугцванг» — когда у обеих сторон нет полезных или нейтральных ходов и любое движение ведет к ухудшению позиции. Однако выход все же есть.

Уже сейчас традиционные арендодатели обращаются к операторам гибких офисов (смарт-офисов) с предложениями о сотрудничестве. Первым нужна помощь с заполнением пустующих помещений и, как следствие, сохранение непрерывности денежного потока, вторые идут по пути максимально интересного предложения для рынка и привлечения максимального числа клиентов. Смарт-офисы теперь сдаются на срок от одного дня в ответ на требования кризисного рынка. Эта модель вполне может оказаться палочкой-выручалочкой для арендодателей. Некоторые из них уже приступили к таким переговорам.

По оценкам SOK и JLL (Jones Lang LaSalle Incorporated — американская коммерческая служба недвижимости), до недавнего времени на смарт-офисы и коворкинги приходилось меньше 1% аренды. Без учета последних изменений в течение двух лет они прогнозировали двукратный рост предложения на рынке.

Не исключено, что кризис существенно ускорит проникновение гибких офисов — и традиционная офисная аренда уйдет в прошлое быстрее, чем рассчитывали консультанты. На рынке, помимо ставших уже привычными для Москвы текущих предложений операторов — фиксированных, нефиксированных мест в коворкингах, обособленных смарт-офисов, появятся предложения нового типа, которые уже получили широкое распространение на развитых рынках США и Европы. Например, у ключевых операторов смарт-офисов уже сейчас наблюдается новая услуга организации tailor-made-офисов (под одного клиента), но с тем же уровнем сервиса и, что важно, на таких же гибких условиях — никаких долгосрочных обязательств и бытовых вопросов.

Никто не знает точно, сколько сотрудников вернется после карантина в офисы. По данным аналитического центра НАФИ, из примерно трети работодателей, которые смогли перевести своих сотрудников на удаленку, лишь 20% готовы сохранить такую форму работы по окончании вынужденной самоизоляции. При этом стоит учитывать, что опрос проводился через три недели после объявления карантина.

Если говорить о западном рынке, по результатам опроса Gartner, сделанного в апреле текущего года, из 500 финансовых директоров половина сказала, что на удаленной работе остановятся около 10% сотрудников.

Основатель проекта «Нет офиса — нет проблем», HR-эксперт по выстраиванию дистанционной работы Евгения Тудалецкая уверена, что на практике доля удаленщиков составит как минимум половину от тех, кто сейчас вынужден работать из дома. За месяц карантина топ-менеджеры уже освоились с заочным руководством и относительно разобрались со слабыми звеньями новой системы. А возможность сэкономить не только на офисе, но и на зарплатах — ведь удаленщиков можно нанимать не только в городах-миллионниках, но и в менее высокооплачиваемых регионах — слишком привлекательна в период кризиса.

Операторы гибких офисов благодаря своей гибкости сразу вышли с предложениями, которые учитывают удаленную работу части сотрудников своих клиентов и помогают им существенно сэкономить. Этот вариант называется Hot Desk.

Он предполагает, что в смарт-офис, приватное пространство, рассчитанное на определенное число мест, могут получить доступ в полтора-два раза больше сотрудников. То есть в офис, рассчитанный на шестерых, имеют доступ 9–12 человек. Благодаря системе бронирования в личном кабинете они могут резервировать места и работать в офисе попеременно, а остальное время — удаленно или в общих зонах, доступных в любом здании сети оператора. По нашим оценкам, все идет к тому, что одно рабочее место будет рассчитано на двух-трех человек, а удаленная работа займет от 30% до 70% рабочего времени.

Письменный стол станет по-настоящему рабочим инструментом, где не останется места для личного пространства: сувениры, открытки и фотографии — локальные интерьеры докризисной жизни любого офиса — вероятно, сменят дисклокацию. Для работодателя игра, безусловно, стоит свеч. Такой подход позволяет снизить среднюю стоимость одного рабочего места — до 15 тыс. руб. в месяц для небольших команд. Можно прогнозировать, что и крупные компании, еще недавно предпочитавшие арендовать или приобретать собственные особняки, в том числе и в силу представительских причин, отдельные свои подразделения будут переводить на систему гибких офисов. Такие арендаторы с большим штатом, по нашим подсчетам, смогут экономить на умном распределении рабочих мест более 70%.

При этом сжатие офиса, конечно, имеет свои пределы. Бизнес двигают люди, им необходимо обмениваться информацией и идеями, загораться и вдохновлять. Все это требует расширения коммуникационных зон. Постепенно в понимание рабочего пространства, того, что окружает или находится в непосредственной близости от рабочего места, вписывается клубная функция. Она развивается параллельно с предложением утреннего кофе или пятничного пива в смарт-офисах и успешно переживает карантинные издержки в тот момент, когда все кафе и рестораны закрыты.

Карантинные будни пройдут намного быстрее, чем привычка бояться встреч. Прежде чем вернуть своих сотрудников в офисы, компаниям предстоит продумать, как снять социальное напряжение, что сделать, чтобы люди могли спокойно работать, а не озираться по сторонам в поисках возможных источников вирусов.

Идея с первой полки — сохранение социальной дистанции в офисе. Например, в Пакистане вышедшие из карантина сотрудники с удивлением обнаружили, что пространство между их рабочими местами увеличено с 2 до 4 м, отмечал Bloomberg. Целесообразность такой меры кажется избыточной, особенно с учетом того, что по пути в офис сотрудники окажутся в общественном транспорте, где плотность значительно выше, чем в офисе, а по бюджету ударит рублем.

Маски и перчатки, санитайзеры и градусники — это то, что будет с нами еще долго. Скорее всего, компании задумываются о разумном сокращении точек контакта сотрудников, первой из которых служит турникет при входе. Многие компании уже протестировали системы Face-ID, аналогичные тем, что установлены в большинстве мобильных устройств. Вместо традиционных карт для идентификации сотрудника используются его биометрические данные, что помимо безопасности еще удобно и экономично, учитывая стоимость каждого пластикового пропуска (около 300 руб., а в Сити — около 1 тыс. руб.).

Настоящей же гарантией безопасности для рабочих пространств может стать только специальная обработка воздуха. Наши партнеры, производители воздушных фильтров и очистительных систем, говорят о росте спроса на их продукцию, но, опять же, из-за экономии процесс переоснащения рабочих пространств не будет быстрым. В то же время сейчас в большинстве компаний нет даже простейшей системы очистки воздуха, забираемого с улицы, а начинать нужно именно с этого. Следующим этапом может стать установка обеззараживающих систем, улавливающих более 90% вредных частиц в воздухе. Использование же в офисе ионизаторов делает воздух практически стерильным, нейтрализуя даже вредные частицы, осевшие на поверхностях. Для установки этого дорогостоящего оборудования у работодателей есть и дополнительный стимул — повышение работоспособности своих сотрудников и сокращение больничных листов на 35–46%, как свидетельствуют пользователи. А это будет одним из главных мотиваторов, с которым нам предстоит выйти из карантина.

Пока же арендаторам и традиционных офисов, и коворкингов остается сохранять социальную дистанцию, сглаживая кривую распространения, и осваивать всевозможные способы ведения бизнеса удаленно. Благо выбор сегодня гигантский. Но это уже совсем другая история.