Пустые офисы: как дизайнеры оптимизируют рабочее пространство
Этим летом головной офис Kinnarps в Швеции провел опрос среди административных директоров более чем 200 европейских компаний, в результате чего выяснилось, что каждый день в офисах респондентов пустует до 50% рабочего пространства. В то же время большинство участников опроса отмечают недостаток переговорных, зон для проектной работы, неформальных пространств. Практика показывает, что чаще всего компании, увы, не угадывают со своими потребностями, ошибаются в определении верного количества офисных зон, их размера и т. д. Есть ли адекватный инструментарий для решения этой проблемы?
Результаты данного анализа можно смело экстраполировать на российских рынок: во-первых, наш шведский офис проводил исследование среди международных компаний, многие из которых работают и в России. Поэтому говорить о локальности или «национальности» существующего тренда вряд ли уместно. Кроме того, мы в своей работе на российском рынке отчетливо видим эту тенденцию — общаясь с заказчиками, реализуя офисные проекты. Многие по старинке проектируют офисы, основываясь лишь на общем количестве сотрудников и весьма условной гипотезе о том, какие офисные пространства и в каком количестве могут быть востребованы. Но четких замеров никто не делает, многие в принципе не слышали о подобных методиках.
Складывается ощущение, что планировка open space, к которой мы пришли методом проб и ошибок лет десять назад, все еще является некоей панацеей для корпоративных интерьеров... Хотя вчерашние преимущества открытой планировки сегодня уже не так очевидны. Мы часто слышим от пользователей open space, что им нужен некий компромисс между открытостью и камерностью, свободой и дисциплиной, доступностью и приватностью, формальностью и возможностью перевести дух. В то время как open space — довольно категоричная форма офисного устройства, не учитывающая нюансы корпоративных коммуникаций.
В итоге мы получаем довольно типичную картину — для решения нетривиальных проблем, личных звонков по телефону, срочных незапланированных брейн-стормов сотрудники бегут в ближайшую переговорную. Но созданные в ограниченном количестве meeting-зоны, конечно, не могут удовлетворить нужды всех тех, кому здесь и сейчас нужно сосредоточиться на поставленной задаче, конфиденциально обсудить с коллегой условия договора или сделать личный звонок. Таким образом, получается, что переговорных не хватает, а рабочие места пустуют.
Сегодня с этой проблемой работают функциональные интерьерные концепции (например, Activity Based Working или AGILE), в основе которых — проектирование самых разнообразных пространств, отвечающих ключевым офисным функциям. Отрадно, что в офисах все чаще появляются зоны отдыха, пространства для неформальных переговоров, комнаты для сосредоточенной работы, библиотеки. Более того, для оптимизации использования дорогого офисного метража все чаще компании выделяют часть рабочего пространства под незакрепленные рабочие места — для тех сотрудников, которые большую часть времени проводят «в полях». Работники больше могут быть не привязанными к своим рабочим местам — IT-система позволяет им трудиться в любой офисной зоне или удаленно. Таким образом, компании пытаются оптимизировать использование метража, увеличить эффективность рабочего пространства, а заодно и продуктивность сотрудников.
Но можно ли посчитать потребности компаний в тех или иных зонах — математически определить количество рабочих станций, различных переговорных, неформальных зон, чтобы работал каждый квадратный метр?
Сегодня есть ряд методик, позволяющих точно это рассчитывать — индивидуально под каждую компанию. В основном это европейские методики, которые уже давно протестированы и доработаны за рубежом. Мы используем шведскую методику NEXT Office, адаптированную под российский рынок. Она основана на анализе структуры рабочего времени сотрудников (какой процент рабочего времени расходуется на тот или иной формат задач) и на анкетировании персонала в отношении того, какие зоны идеальны для выполнения той или иной работы, сколько времени потребуется проводить в различных функциональных зонах, основываясь на ключевых сценариях исполнения задач.
Сопоставляя эти два информационных пласта, мы получаем довольно объективную картину того, какой офис нужен компании. Приведу пример. Допустим, сотрудники отдела продаж в рамках опроса признались, что предпочтут звонить своим клиентам только из телефонных будок. Исследуя их режим работы, мы понимаем, что они тратят на звонки по телефону 50% рабочего времени. Стало быть, на десять человек нужно пять телефонных будок. Если же на телефонные разговоры уходит 20% времени, достаточно установить в офисе всего две будки (без учета запросов со стороны других департаментов). Этот пример микроскопичен по сравнению с проектированием переговорных, рабочих зон, мест для неформального общения, но он очень точно передает методику определения потребностей.
Получается, при помощи методики можно создать нечто вроде build-to-suit для арендатора. Но до сих пор не все знают о существовании подобных методик, действуют на глаз, исходя из ощущений HR-менеджера, административного директора или президента компании, полагая, что никто, кроме их самих, не может доподлинно знать потребности бизнеса. Те же, кто знаком с существованием подобных методик, не всегда готовы в буквальном смысле слова комплексно перекраивать офис. Заказывая исследование и получая «диагноз», клиент должен быть готов к «лечению» — при помощи ряда масштабных, не всегда дешевых и, как правило, меняющих образ жизни «процедур». А что толку от замеров, которые ни к чему не приведут?!
Как организовать IT-систему, чтобы сотрудники могли работать из любой офисной зоны и без риска для корпоративной безопасности? Можно ли изменить мышление персонала и настроить его на новый формат работы? Как определить правила поведения в разных офисных зонах и заставить им следовать? А вдруг сотрудники будут менять рабочее место слишком часто, теряя время на выбор, адаптацию, привыкание? Или будут занимать зоны не по назначению? Все эти вопросы, как правило, встают перед компаниями, решившими создать для себя по-настоящему функциональный офис. Но все они решаемы.
Нужно просто формализовать, прописать и внедрить некий свод правил, навигатор по новому образу жизни, при котором у сотрудников будет возможность понять правила игры, уточнить непонятные моменты, взять в привычку работу в новом эффективном ландшафте.
Помните, когда мы массово пересаживались из кабинетов в open space, административным директорам в обязанности вменялось создание корпоративных правил по пользованию новым офисным интерьером? Не есть на рабочем месте, не вешать верхнюю одежду на спинку кресла и т. д. — сейчас это кажется наивным, но тогда помогло освоить новый кодекс поведения. А сегодня — всего лишь следующий этап: привести интерьер в соответствие со спецификой работы и показать персоналу, что так удобнее, быстрее и продуктивнее.
И овчинка, конечно, стоит выделки. Согласно отчету наших шведских коллег, анализ офисных потребностей влечет за собой пересмотр офисного метража в сторону его уменьшения, делает работу в офисе более продуктивной и, кроме того, повышает уровень лояльности сотрудников — если обо мне позаботились, учли потребности, предоставили в распоряжение весь офис вместо привычных стола и стула, чем не повод быть верным и мотивированным?
