Антикризисный дизайн

В тяжелый период столичные компании столкнулись с необходимостью экономить. Сегодня они стали более предусмотрительно относиться к расходам, особенно к арендным платежам. Среди основных антикризисных задач появилась еще одна: сохранить функциональность офиса и комфортность рабочих мест на небольшой площади.

Прощание с простором

По аналитическим оценкам экспертов рынка коммерческой недвижимости, только осенью 2008 года цены и арендные ставки снизились на 25-40%, а в 2009 году она может подешеветь еще на 20-40%. В последнем квартале спрос на офисы значительно сократился. "На рынке аренды в октябре 2008 года также резко увеличилась суммарная площадь экспонируемых объектов - на 57% по сравнению с сентябрем, а в ноябре она возросла еще на 6%, - говорит Денис Колокольников, генеральный директор компании RRG (консалтинг в сфере коммерческой недвижимости). - С октября началось уменьшение цен и в сегменте аренды, и в сегменте продажи. За октябрь снижение цены предложения на рынке купли-продажи составило 2,6%, за ноябрь она снизилась еще на 2,3%, до значения 6313 долл. за кв. м. Средняя арендная ставка в конце осени по сравнению с докризисными летними месяцами оказалась ниже на 19%".

Ситуация связана с тем, что многие компании в виде антикризисных мер сократили штат сотрудников, а также стали более взвешенно подходить к вопросу использования офисного метража. Некоторые решили выживать в кризисе с помощью радикальных мер - переезда в помещение меньшей площади или сокращения размеров собственного помещения, сдав излишки в субаренду. "Эта тенденция отразилась на организации пространства, - говорит Александр Бандуркин, партнер компании "Астарта престиж", производителя систем перегородок. - Клиенты стремятся планировать офисы более компактно, при этом сохраняя количество рабочих мест и функциональные зоны".

В тесноте, да не в обиде

Из-за высоких арендных ставок коммерческой недвижимости российские компании и ранее не отличались расточительностью в вопросах использования площадей. Однако чтобы произвести впечатление на клиентов и партнеров, под зону ресепшн чаще отводили просторные помещения. При этом отделка также должна была удивить посетителя дороговизной и стилем. Кризис заставляет пересматривать ориентиры. Например, компании-аутсорсеры - PR-агентства, тренинговые, консалтинговые фирмы - в планировке вообще могут отказаться от фронт-офиса. "В основном мы проводим выездные встречи на территории заказчика. Так удобнее обеим сторонам: клиент не отвлекается от своей работы, а наши менеджеры получают наглядное представление о деятельности компании-партнера, - говорит Сергей Пархоменко, генеральный директор PR-агентства "Идеи&Решения". - Для гостей в офисе есть приватная зона, где можно побеседовать и попить чаю".

Отказаться от приемной директора - рациональный шаг для многих организаций. Помощника может заменить секретарь с ресепшн, там же могут подождать гости руководителя.

Залы для брифингов, переговоров и семинаров, которые тоже являются частью фронт-офиса, можно заменить одним помещением с многофункциональной мебелью. Она за несколько минут изменит планировку под нужное мероприятие. "Если переговорную комнату разместить рядом с кабинетом руководителя и установить между ними раздвижную систему перегородок, то изменяться сможет не только назначение, но и площадь помещения, - поясняет эксперт "Астарта престиж". - Подобным образом могут разделяться также две маленькие переговорные или переговорная и зона отдыха".

В пределах комфорта

Однако такие компании, как банки, страховые фирмы, клиники, ни при каких обстоятельствах не пожертвуют клиентской зоной. Комфортный зал ожидания для них - залог удобства посетителей, а значит, эффективной работы.

В этом случае оптимизировать стремятся рабочую зону. В пример можно привести фитнес-центры, где клиентская зона - тренажерный или спортивный залы. Помещения для сотрудников здесь могут быть совсем небольшие. "Кабинет для менеджеров у нас всего 8 квадратных метров, в нем - шесть рабочих мест для девяти человек, - говорит Денис Дёмочкин, представитель спортцентра Zebra Fitness. - Они работают по сменам, места хватает всем. Площадь занимают только столы и тумбочки, для документов и личных вещей используем навесные полки".

Во многих случаях эффективнее отказаться от кабинетной системы и разместить сотрудников в открытом пространстве. Однако его тоже необходимо использовать рационально. "Если изначально помещение не разбито на кабинеты, то делать это с помощью капитальных стен, проводя ремонт, по мнению экспертов "Астарта престиж", не стоит. "Если использовать мобильные перегородки, то можно в доступном исполнении создать отдельные кабинеты для менеджеров, - поясняет Александр Бандуркин. - При этом конструкции высотой 2 метра не нарушают принцип открытой планировки и позволяют использовать единую систему вентиляции и кондиционирования в помещении".

Ставка на эргономичность

Безусловно, сокращение рабочего пространства компаний - это вынужденная мера. Но психологи отмечают ряд преимуществ компактных офисов перед масштабными. "В небольших фирмах зачастую выше сплоченность коллектива, крепкий командный дух, положительная атмосфера, целеустремленность сотрудников, ориентация на результат", - считает психолог-тренер Андрей Мамонтов. Компактный "open space" позволяет всем сотрудникам быть в курсе происходящих событий, особенно если идет работа над общим проектом. Переговорная, смежная с кабинетом руководителя, - это не только постоянный контроль, но и необходимая помощь в ответственный момент.

Навесные полки вместо шкафов и тумбочек позволяют нужным документам быть на расстоянии вытянутой руки и экономить как минимум 20 рабочих минут в день на хождение по офису.

Оптимизируя офисное пространство, можно параллельно найти эффективные решения перераспределения функционала сотрудников. Например, вместо личного помощника директора можно взять еще одного менеджера, а задачи первого переложить на секретаря.

"Небольшой офис скорее непривычно, чем плохо, - считает Алена Филинова. - Отсутствие кухни, например, это возможность прогуляться в обеденный перерыв, попробовать блюда разных ресторанов, лучше узнать район". Также психологи рекомендуют пятиминутки кофе-брейков проводить стоя с чашками. За это время можно снять стресс, быстро обменяться оперативной информацией, проблемами и даже найти неожиданное решение.

Светлана Топал