Чего компаниям и сотрудникам не хватает в офисах и как это исправить

На фоне кадрового голода и развития гибридного формата работы офис стал важным инструментом привлечения и удержания специалистов. Требования компаний к рабочим пространствам растут и выходят за пределы старой системы координат. При этом далеко не все доступные на рынке офисные площади могут закрыть новые потребности.

Как меняется роль офисов и спрос на них

Понятие офиса сильно трансформировалось за последние несколько лет. Раньше это было просто рабочее помещение с минимально необходимой инфраструктурой, стандартными планировками и оформлением. Теперь офисное пространство обросло новыми функциями и смыслами. Оно влияет на привлекательность компании в глазах сотрудников, помогает повышать их мотивацию и продуктивность и в результате увеличивать эффективность бизнеса.

Об изменении роли офиса говорит в том числе динамика затрат компаний на отделку и оснащение: они растут намного быстрее, чем цена аренды. За последние десять лет стоимость fit-out-офисов увеличилась более чем в четыре раза, а арендные ставки — в среднем лишь на 15%.

Пандемия и развитие гибридного формата работы заставили окончательно пересмотреть подход к наполнению и функционалу рабочих пространств. В марте 2024 года Pridex совместно с Ассоциацией менеджеров проводили опрос среди 100 представителей крупного бизнеса в лице HR- и административных директоров. Абсолютно все участники исследования отметили, что гибрид практикуется в их компаниях. Причем почти половина опрошенных полагают, что это помогает привлекать и удерживать персонал.

Вместе с ролью офиса и моделями его использования меняется структура спроса. Несколько лет назад бизнес предпочитал арендовать помещения, а покупали офисы в основном институциональные инвесторы. Однако многие инвесторы ушли с рынка, а доля сделок купли-продажи с участием конечных пользователей в 2023 году стала рекордной.

Для компаний это не просто способ надежно вложить средства в нынешних экономических условиях. Бизнесу важно иметь возможность свободно распоряжаться пространством и подстраивать его под нужды персонала. Тем более что большинство действующих и многие строящиеся объекты пока не отвечают современным запросам компаний.

Что нужно бизнесу от современного офиса

Адаптированное к гибриду пространство

В новом формате работы офис используется прежде всего для коммуникаций и командного взаимодействия. А значит, нужно новое зонирование: вместо кабинетной планировки — хорошо оснащенные переговорные комнаты и места для неформальной работы.

До 80% времени сотрудник будет проводить на встречах или работая из дома. Чтобы его рабочее место не пустовало, требуется система шеринга и цифрового бронирования. Тогда одного рабочего места хватит для двух — пяти человек. То есть количество квадратных метров на каждого сотрудника можно будет сократить практически вдвое без потери комфорта.

Оптимизация рутины и расходов

Компании успешно используют цифровые инструменты, чтобы повысить эффективность своих бизнес-процессов. Теперь они ожидают того же от офисов. Мобильные приложения, системы видео-конференц-связи, автоматизированное управление инженерными системами позволяют тратить меньше времени на рутину и одновременно уменьшать расходы на аренду и эксплуатацию.

Например, около 4–5% рабочего времени сотрудника (то есть один рабочий день в месяц) уходит на рутинные процессы — назначение встреч и бронирование переговорных, поиск коллег по офису или парковочного места рядом, ожидание в очереди в кафе или столовой и так далее. Все эти задачи можно цифровизировать.

Быстрое обновление пространства

Даже самые современные офисы нужно обновлять каждые три — пять лет. Например, когда меняется арендатор или пространство морально устаревает. Однако компании не всегда понимают, какие именно изменения нужно внести. Приходится запускать длительную оценку и перепланировку с участием консультантов и других подрядчиков.

Процесс можно упростить, если постоянно собирать данные об использовании офиса. Это позволяет оценить степень износа инженерных систем и оборудования, уровень эксплуатации помещений в зависимости от количества сотрудников, зафиксировать всю обратную связь. А затем создать модель идеального офиса в имеющихся условиях под запросы конкретного бизнеса.

Какие инструменты помогут рынку адаптироваться

Бизнес активно интересуется новыми подходами к организации рабочего пространства и готов вкладываться в создание по-настоящему современного офиса. Более того, крупные федеральные компании формируют целые офисные кластеры с нуля, потому что их потребности крайне сложно реализовать в рамках рыночного предложения.

Например, «Сбер» аккумулировал порядка 400 тыс. кв. м на Кутузовском проспекте, «Яндекс» завершает строительство нового главного офиса на улице Косыгина в Москве. А «Газпром» фактически создал новый район на карте Санкт-Петербурга в ходе своего переезда из Москвы.

Тем не менее общепринятая система координат остается прежней. Основным ориентиром для рынка служит классификация бизнес-центров, которая складывалась при совсем другой рыночной конъюнктуре — прежде всего как ориентир для девелоперов и инвесторов.

В этой классификации помещения делятся на классы по достаточно простым критериям — локация, тип здания, парковка, расстояние между несущими колоннами, высота потолков, наличие опен спейса. Но если сейчас посмотреть на опросы сотрудников компаний, то в числе основных пожеланий мы увидим тихие зоны для работы и отдельно — места для встреч и общения, индивидуальную настройку освещения и кондиционирования, зеленые пространства в офисе. Такие параметры выходят далеко за пределы базовой классификации.

По всей видимости, рынку офисов не хватает системы оценки, которая бы дополняла существующую классификацию новыми критериями — уровнем цифровизации, архитектурно-планировочными решениями (в том числе зонированием с учетом гибридного формата), управлением эксплуатацией, сбором и обработкой данных об использовании объекта. Все это помогло бы лучше учитывать интересы конечных пользователей при создании пространств. И в результате сделать офисную работу более эффективной и комфортной.